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Manual de Funciones

MANUAL DE FUNCIONES NOTARIA TERCERA

SAN JUAN DE DE PASTO

Este manual de funciones contiene un conjunto de tareas que desarrolla cada empleado en sus labores cotidianas de acuerdo con los objetivos del proyecto estableciendo con calidad, la responsabilidad y las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva. Las funciones que no hayan sido previstas en este manual en el momento de la planeación o que deban modificar su contenido durante la ejecución, deberán ser actualizados oportunamente a fin de garantizar la claridad de las tareas y la responsabilidad del personal.

 

El personal se divide en:

Personal con contrato de trabajo a término indefinido

Personal con contrato de trabajo a término fijo

Personal por prestación de servicios medio tiempo (servicios generales)

Personal por honorarios

Todo el personal esta regido por la legislación laboral vigente y su aplicación es responsabilidad del señor Notario.

Misión.

Este manual de funciones contribuye al mejor desempeño de las actividades de manera efectiva y eficaz para el personal.

Visión.

Desarrolla método y procedimientos de trabajo que permitirán alcanzar los objetivos trazados, el mejor funcionamiento del personal y un ambiente laboral adecuado, a través del manual de funciones.

Objetivos:

  • Servir como instrumento básico para la racionalización de funciones y      descripción de puestos.
  • Permitir ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo y evitando de esta manera la repetición de instrucciones.
  • Delimitar las funciones que deben cumplir los puestos.
  • Utilizarlo como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso, facilitando así la adaptación a su nuevo trabajo.
  • Proporcionar información a los trabajadores sobre sus actividades, ubicación dentro de la estructura general de la organización y de la línea de autoridad.
  • Colaborar para la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal, proporcionando una uniformidad en el trabajo.
  • Fomentar un mejor aprovechamiento de los recursos humanos,  materiales y tecnológicos.

 

Alcance:

La organización de este Manual deberá abarca todos los puestos de la empresa.

Aprobación:

Será el señor Notario Doctor Diego Andres Montenegro Espindola, quien apruebe el contenido de este Manual y determine la fecha de vigencia.

Usos: El manual de funciones servirá para:

  • La realización del plan estratégico de mejoramiento
  • Saber el tipo de persona a emplear, según sus responsabilidades y tareas a desempeñar, cuando ocurran vacante o cuando fueren creados nuevos puestos en la empresa.
  • Observar si las modificaciones en los deberes y responsabilidades de los cargos, que resultan en la dinámica organizacional, pueden determinar cambios en su clasificación.
  • Efectuar cambio en los puestos, a fin de adecuar las necesidades del personal a los planes y programas de trabajo correspondientes.
  • Para el trabajo en equipo

 

  • Que apoyo podrá y deberá brindar, a sus compañeros y que apoyo encontrará, de acuerdo a las funciones que todos realizan.

 

  • Comprobar que los deberes y las responsabilidades del puesto que ocupan, corresponden a sus capacidades y conocimientos, en caso contrario, solicitar la revisión que estimen conveniente.

 

  • Conocer y cumplir con sus obligaciones en beneficio de la empresa.

 

 

 

 

DESCRIPCION DE CARGOS

 

MANUAL DE FUNCIONES

 

  NOMBRE DEL CARGO: NOTARIO

 

  AREA: ADMINISTRATIVA                                Código: AA-01

 

1. OBJETO

 

Dirigir, planear y contralar todos los procesos administrativos y operativos de la entidad, a través de la definición de políticas claras de orientación.

 

Dirigir y coordinar la ejecución de planes, programas estratégicos de la entidad.

 

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 

  • Definir y coordinar la planeación estratégica de la empresa y realizar su seguimiento en forma permanente.
  • Ejercer la representación legal ante todos los entes y organismos que tengan relaciones y/o contacto con la notaria.
  • Velar permanentemente por el cumplimiento de objetivos
  • Aconsejar a los particulares sobre los medios jurídicos convenientes para conseguir sus fines.
  • Certificar, con valor público, acerca de los hechos, actos o negocios que ente él tengan lugar, redactando los documentos pertinentes.
  • Dar fe de hecho ocurridos en la Notaria.
  • Ordenar el gasto ordinario y extraordinario de acuerdo con las necesidades de la empresa.
  • Participar y/o delegar en los eventos de capacitación y otros eventos.
  • Seleccionar, nombrar y remover el personal requerido por la empresa ajustado a los requerimientos básicos establecidos en el reglamento interno de trabajo y de este manual, seleccionado el personal idóneo.
  • Coordinar la Evaluación de desempeño de todo el personal en forma semestral, para compararla frente a las metas y objetivo globales y de esta forma verificar la eficiencia de los funcionarios.
  • Manejo en general de todo el personal de la entidad, para que se oriente hacia el cumplimiento de metas y se mantenga un clima organización adecuado.
  • Solucionar conflictos  que se generen en interacción con el usuario para mejorar el clima organizacional.
  • Convocar, organizar y presidir los comités de evaluación de las labores y actividades realizadas.
  • Analizar los estados financieros de la entidad, para controlar resultados y establecer estrategias para el logro de proyecciones.
  • Actualizar continuamente es manual, para no perder su vigencia.
  • Mantenerse permanentemente actualizados en cuanto a las características de los servicios que presta la entidad, para poder brindar información reala a los clientes.
  • Mantenerse permanentemente actualizado en cuanto a las normas y procedimientos relacionados con todas las secciones de la empresa para el manejo adecuado de esta.
  • Observar estricto cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo en forma permanente.
  • Tomar todas aquellas decisiones que le correspondan dentro de su cargo para llevar a cabo las acciones pertinentes para el mejoramiento de la gestión y el cumplimiento de los objetivos.
  • Todas aquellas que sean requeridas dentro de la gestión inherente al cargo para el mejoramiento de su trabajo.

 

3. ESPECIFICACIONES DEL CARGO (PERFIL Y COMPETENCIAS REQUERIDAS)

 

 

EDAD

 

 

Mínimo 28 años, máximo indiferente.

 

EXPERIENCIA

 

Haber  ejercido el cargo de Notario oel de Registrador de instrumentos Públicos or un término no menor de cuatro años, o profesorado universitario en derecho, mínimo seis años o la profesión, por diez años a lo menos.

 

FORMACIÓN ACADÉMICA

 

Ser abogado titulado, no siendo abogado haber desempeñado con eficiencia el cargo de Notario o el de registrador en un Círculo de dicha categoría, por tiempo no menor a ocho años, o uno de inferior categoría por doce años

 

 

 

PERSONALIDAD

Buen nivel de inteligencia orientado a procesos de pensamientos sistémicos, así como también autocontrol, dinamismo y de seguridad. Excelente manejo de personal, capacidad de gestión, liderazgo y sensibilidad social. Poder de convicción y proactividad. Altos valores morales, éticos y de respeto a los demás

 

 

 

 

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Poseer una alta visión para planear, organizar  y dirigir los recursos humanos, físicos y económicos a su cargo. Buena planeación gerencial del trabajo y del tiempo, administración del tiempo y talento humano, capacidad para el desarrollo de planes estratégicos, control y coordinación de actividades, conocimiento del proceso integral de la organización, buena habilidad para resolver conflictos y manejo de situaciones bajo presión.

 

 

HABILIDADES DE INTERACCIÓN

Alta sensibilidad social, excelentes relaciones interpersonales, conocimiento de la región.

 

Además de estar involucrado con el desarrollo de la misma. Conocimiento de entorno. Muy buena habilidad de interacción con los clientes.

 

 

HABILIDADES DE SERVICIO

Buena actitud para generar alternativas de solución de problemas con los clientes, Alta efectividad en la toma de decisiones; Para el desarrollo de su trabajo un pleno y claro conocimiento en derecho notarial y registral.

 

 

CONTRIBUCIÓN A RESULTADOS

 

Buen nivel de responsabilidad, una clara orientación al logro de resultados operativos y gerenciales y a su vez capacidad de orientar al equipo de trabajo para el logro de objetivos.

 

 

HABILIDADES DE ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Visión integral de la organización, buena capacidad de análisis profundo, excelente habilidad para la toma de decisiones, según las exigencias del cargo y la función publica, consagrada a el.

 

 

 

 

AUTONOMÍA – AUTOCONTROL

Capacidad para no perder el control ante situaciones  que impliquen presión.

 

 

INICIATIVA Y CREATIVIDAD

 

Un alto nivel para generar ideas novedosas y practicas en su gestión gerencial y de orientación al trabajo de grupo para la obtención de resultados.

 

ENTRENAMIENTO PREVIO AL CARGO

 

Se requiere por lo menos un mes de entrenamiento para conocer los procesos y procedimientos internos de la entidad.

 

ESFUERZO QUE REQUIERE PARA SU BUEN DESEMPEÑO

 

Alta exigencia mental, analítica, capacidad de comunicación y estudios en derecho.

CONDICIONES AMBIENTALES DE TRABAJO

 

 

AMBIENTE  DEL TRABAJO

 

Trabajo sometido a buenas condiciones de iluminación, ventilación y temperatura.

Cargo sometido a riesgo ergonómico con posibilidad de ocurrencia alto.

 

JORNADA DE TRABAJO

 

 

Jornada de trabajo de 8 horas diarias

 

 CONDICIONES  SOCIALES

 

El cargo esta sometido a interacciones continuas con el personal a cargo, público en general, clientes autoridades, lideres comunitarios, entidades financieras, organismos de control, etc., sometido a mediano grado de estrés.

 

 

MANUAL DE FUNCIONES

 NOMBRE DEL CARGO: CONTADOR      Código: AC -01

AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD

 

1. OBJETO

 

Mantener la información contable de la entidad actualizada para su análisis financiero y toma de decisiones, así como la emisión de los informes contables correspondientes.

 

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 

  • Coordinar y organizar el trabajo de los auxiliares contables.
  • Efectuar conforme a la nómina mensual el registro contable de todas las provisiones de prestaciones sociales y aportes parafiscal.
  • Efectuar mensualmente todas las causaciones y amortizaciones contables de los gastos e ingresos como dotación, pagos diferidos, intereses de los créditos otorgados, facturas pendientes de pago, honorarios y contratos.
  • Revisar que toda la información contable que se genere se registre diariamente en la notaria, para emitir los informes requeridos en forma actualizada.
  • Revisar los ajustes contables generados en el ejercicio por los Auxiliares Contables.
  • Realizar cierre contable mensual y de fin de año, para conocer la realidad financiera de la institución y facilitar la toma de decisiones.
  • Elaboración de ajustes al finalizar cada mes, para la emisión de informes de acuerdo a la realidad contable de la entidad.
  • Registro e impresión de libros legales como: libros auxiliares, balances de comprobación, mayor y balances, libro diario; dentro de los periodos establecidos, y así cumplir con las exigencias legales y los requerimientos de información para la adecuada toma de decisiones.
  • Expedición de certificados de retención en la fuente, durante el primer trimestre del año para brindar, constancia del movimiento de los clientes durante el año anterior.
  • Expedición de certificados de ingresos y retenciones de cada uno de los funcionarios, para constatar los pagos realizados a estos durante el año inmediatamente anterior.
  • Elaboración de todas las notas a los estados financieros, al cierre de cada mes, para realizar la aclaración del movimiento contable y financiero de las cuentas.
  • Generar mensualmente formularios de retención en la fuente para su respectivo pago.
  • Generar  anualmente formulario de Renta y complementarios para su respectivo pago.
  • Elaborar la información exógena y presentarla a la DIAN
  • Realizar el control permanente  de todas las obligaciones financieras, contraídas por la empresa, para el cumplimiento de estos compromisos.
  • Realizar la consulta de saldos bancarios, para brindar información actualizada sobre la disponibilidad de recursos.
  • Realizar las conciliaciones bancarias mensuales correspondientes de las cuentas que posee la notaria tercera, en las diferentes entidades financieras en cuanto a recaudos y consultas.
  • Realizar la solicitud de nuevas chequeras a los Bancos, cada vez que sea necesario, lo mismo que revisar la numeración y cheques una vez lleguen a la entidad.
  • Realizar todos los informes requeridos por el señor Notario, en cuanto al manejo de información contable (Estados financieros).
  • Entregar información oportuna y actualizada de carácter contable para elaborar informes a entidades de vigilancia y terceros.
  • Llevar permanentemente el control de los consecutivos de todos los documentos contables y chequeras, para evitar pérdidas de los mismos.
  • Implementar y mantener permanentemente normas generales de control interno, para garantizar el cumplimiento de todos los procedimientos internos establecidos.
  • Colaborar cada vez que la Superintendencia de Notariado Y Registro, realice visitas para la emisión de informes, en cuanto a suministrar la información requerida y atender sus requerimientos en forma ágil y oportuna.
  • Hacer copias de seguridad de la información contable y de los programas que eviten la posibilidad de perdida de dicha información por circunstancias no previsibles.
  • Solución de problemas e inquietudes que surgen en el departamento de Contabilidad.
  •  Responder por la información registrada en las diferentes aplicaciones sistematizadas a su cargo cada vez que sea solicitado de acuerdo a los procedimientos establecidos.
  • Responder por la información registrada en diskettes, cintas y listados a su cargo, cada vez que sea solicitado, de acuerdo a los procedimientos establecidos.
  • Responder por la elaboración de todos los procesos sistematizados relacionados con su sección, en forma permanente.
  • Colaborar con todos los eventos que programe la entidad para el fortalecimiento interno.
  • Mantenerse permanentemente actualizado en cuanto a las normas y procedimientos relacionados con la sección de contabilidad, para el manejo adecuado de esta.
  • Observar estricto cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo en forma permanente.
  • Tomar aquellas decisiones que le correspondan dentro de su cargo y tomar las acciones pertinentes.
  • Mantener relaciones de trabajo periódicas con los empleados, con los cuales mantiene una relación directa con las actividades específicas del cargo.
  • Todas aquellas que sean requeridas dentro de la gestión inherente al cargo para el mejoramiento de su trabajo.

 

 

3. ESPECIFICACIONES DEL CARGO (PERFIL Y COMPETENCIAS REQUERIDAS)

 

 

 

EDAD

 

 

Mínimo 25 años, máximo indiferente.

 

EXPERIENCIA

 

Mínimo dos años en cargos de las áreas contables y financieras.

 

FORMACIÓN ACADÉMICA

 

Profesional Universitario en ciencias contables.

 

 

 

PERSONALIDAD

Liderazgo. Agilidad, responsabilidad y organización. Alto capacidad de dirección de grupos dentro de un área o departamento.  

 

 

 

 

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Excelente manejo de los procesos de sistemas. Un buen nivel de planeación y organización de su trabajo diario.  Altísimo sentido de colaboración con todos los miembros de la Notaria. Alto nivel de confidencialidad y discreción con la información manejada dentro del cargo. Mucha agilidad y dinamismo.

 

 

HABILIDADES DE INTERACCIÓN

Muy buena habilidad de interacción con los demás funcionarios de la institución. Manejo de equipos a su cargo.

 

 

HABILIDADES DE SERVICIO

Buen nivel y actitud de servicio con los funcionarios de la Notaria. Alta efectividad en las acciones se espera de su cargo.

 

 

CONTRIBUCIÓN A RESULTADOS

 

Orientado al logro por los resultados esperados en el desarrollo de programas de computador y contables y el manejo de información sistematizada. Alto sentido de Responsabilidad.  Buen nivel de organización y de agilidad y eficiencia en el desarrollo de sus funciones.

 

 

HABILIDADES DE ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Un buen nivel de recursividad para generar soluciones prácticas aún cuando no se cuente permanentemente con los equipos y recursos suficientes. Manejo adecuado de los recursos a su disposición.

 

 

 

 

AUTONOMÍA – AUTOCONTROL

Alto nivel de autocontrol con su tiempo de trabajo y con las decisiones y acciones respecto al manejo de información contable y sistematizada.

 

 

INICIATIVA Y CREATIVIDAD

 

Alta capacidad para el mejoramiento de procesos contables que propendan por el autodesarrollo del departamento. 

 

ENTRENAMIENTO PREVIO AL CARGO

 

Se requiere por lo menos un mes de entrenamiento para conocer los procesos y procedimientos internos de la entidad.

 

ESFUERZO QUE REQUIERE PARA SU BUEN DESEMPEÑO

 

Alta exigencia de carácter mental en procesos analíticos y una muy alta exigencia de carácter visual.

 

CONDICIONES AMBIENTALES DE TRABAJO

 

 

JORNADA DE TRABAJO

 

 

Por honorarios

 

 CONDICIONES  SOCIALES

 

El cargo esta sometido a interacción con el  personal a cargo sometido a mediano grado de estrés.

 

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: OFICINISTA REGISTRO CIVIL      Código:  AA -01

DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO

 

- OBJETO

 

Apoyar el desarrollo de los procesos administrativos para facilitar la gestión interna y externa de la entidad.

 

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 

  • Recibir y atender los clientes y visitantes que lleguen diariamente a la entidad, brindándoles información ágil y oportuna sobre los servicios que se prestan y/o haciéndolos pasar con el funcionario que soliciten
  • Darle trámite a todas las cartas y correspondencia del área administrativa y de Dirección, (circulares, cartas, informes, fax, etc.), de acuerdo a los requerimientos.
  • Realizar la custodia de las chequeras de la entidad las cuales se encuentran a su cargo.
  • Realizar el registro de nacimiento, defunciones y matrimonios de acuerdo al programa asignado por la registraduria del estado civil.
  • Responder por la información registrada en las diferentes aplicaciones sistematizadas a su cargo cada vez que sea solicitado de acuerdo a los procedimientos establecidos.
  • Realizar informes mensuales de registro civil y enviarlos en el tiempo indicado a la registraduria.
  • Efectuar el empaste de los registros civiles para su custodia en el archivo.
  • Archivo de los documentos administrativos de la entidad (correspondencia, remisiones, soporte de  pagos efectuados por la notaria, etc…)
  • Apoyar y participar la realización de todos los eventos que programe la entidad para el fortalecimiento interno
  • Actualizar continuamente este manual, para no perder su vigencia.
  • Mantenerse permanentemente actualizado en cuanto a las características de los productos y servicios que presta la entidad, para poder brindar información real a clientes actuales y  potenciales
  • Mantenerse permanentemente actualizado en cuanto a las normas y procedimientos relacionados con él área a la que pertenece, para el manejo adecuado de esta
  • Propender por el uso adecuado y responsable de los equipos y materiales entregados a su cargo para el cumplimiento de sus funciones.
  • Observar estricto cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo en forma permanente
  • Tomar aquellas decisiones que le correspondan dentro de su cargo y tomar las acciones pertinentes
  • Consultar aquellas decisiones que le corresponden dentro de su cargo para tomar las acciones pertinentes en cada caso
  • Todas aquellas que sean requeridas dentro de la gestión inherente al cargo para el mejoramiento de su trabajo

 

3. ESPECIFICACIONES DEL CARGO (PERFIL Y COMPETENCIAS REQUERIDAS)

 

 

EDAD

 

Mínimo 20 años, máximo indiferente.

 

 

EXPERIENCIA

 

Mínimo de seis meses en cargos afines

 

 

FORMACIÓN ACADÉMICA

Tecnólogo o mínimo cuatro semestres en ciencias administrativas o económicas. Poseer conocimientos en  contabilidad y sistemas.

 

 

 

PERSONALIDAD

Buen manejo de las relaciones interpersonales, en atención de clientes, alto sentido de la colaboración, adaptación y con un buen nivel de flexibilidad y dinamismo.

 

 

 

 

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Un buen nivel de planeación y organización de su trabajo diario. Disposición total de trabajo en equipo para el logro de los objetivos de la entidad.  Altísimo sentido de colaboración con todos los miembros de la Empresa. Alto nivel de confidencialidad y discreción con la información manejada dentro del cargo.

 

 

HABILIDADES DE INTERACCIÓN

 

Muy buena habilidad de interacción con clientes internos y externos. Manejo del trabajo en equipo.

 

HABILIDADES DE SERVICIO

Buen nivel y actitud de servicio con sus clientes internos y externo. Alta efectividad en las acciones se espera tome en su trabajo.

 

 

CONTRIBUCIÓN A RESULTADOS

Alto sentido de Responsabilidad.  Buen nivel de organización y de agilidad y eficiencia en el desarrollo de sus funciones.

 

 

 

HABILIDADES DE ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Manejo adecuado de los recursos a su disposición, en cuanto a los resultados esperados de su cargo. Buen nivel de recursividad, para generar soluciones prácticas.

 

 

AUTONOMÍA – AUTOCONTROL

 

Buen nivel de autocontrol con su tiempo y con las decisiones debe tomar en el desarrollo de su cargo.

 

 

INICIATIVA Y CREATIVIDAD

Bastante iniciativa para el desarrollo de labores ágiles y efectivas.  Creatividad para la aplicación de mejores mecanismos de trabajo y atención a clientes.

 

ENTRENAMIENTO PREVIO AL CARGO

Se requiere por lo menos quince días, para conocer el cargo y la entidad

 

ESFUERZO QUE REQUIERE PARA SU BUEN DESEMPEÑO

Mediano esfuerzo físico y  mental.  Alto manejo del estrés.

 

 

4. CONDICIONES AMBIENTALES DE TRABAJO

 

 

 

AMBIENTE  DEL TRABAJO

 

Trabajo sometido a buenas condiciones de iluminación, ventilación y temperatura.

Cargo sometido a riesgo ergonómico con posibilidad de ocurrencia bajo.

 

JORNADA DE TRABAJO

 

 

Jornada de trabajo de 8 horas diarias

 

 CONDICIONES  SOCIALES

 

El cargo esta sometido a interacción continua de con publico en general sometido a mediano grado de estrés.

 

MANUAL DE FUNCIONES

 NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR DE CONTABILIDAD  Y  

  ESCRITURACION                                                                     Código:  AC -02

 DEPARTAMENTO: FINANZAS Y CONTABILIDAD

 

1. OBJETO

Registrar y actualizar la información contable y financiera de la notaria de manera veraz para la toma de decisiones por parte de la administración.

 

Generar todos los informes contables y financieros de la empresa, garantizando el adecuado manejo de esta información.

 

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 

  • Recibir y atender los clientes y visitantes que lleguen diariamente a la entidad, brindándoles información ágil y oportuna sobre los servicios que se prestan y/o haciéndolos pasar con el funcionario que soliciten
  • Solicitar y recibir la documentación necesaria para la elaboración de escrituras, turnar, transcribir y digitar las escrituras que se ruegan.
  • Ordenar y archivar correctamente las escrituras y documentación recibida y elaborada, documentos y demás relativos a la responsabilidad de la sección que se generen, hasta su entrega a la persona encargada del empaste.
  • Realizar semanalmente digitación de la facturación correspondiente.
  • Digitar y controlar las operaciones relacionadas con el registro contable de los movimientos diarios  de caja
  • Realizar el registro contable de los diferentes comprobantes de ingreso y egreso de la entidad.
  • Realizar la radicación mensual de escrituras
  • Expedición de certificados de retención en la fuente.
  • Digitar toda la información de cartera que se genere diariamente, para emitir los informes requeridos en forma actualizada.
  • Registro e impresión de las escrituras realizadas, dentro del mes  correspondiente y así cumplir con las exigencias legales y los requerimientos de información para la adecuada prestación del servicio.
  • Realizar todos los informes requeridos por la Administración, en cuanto al manejo y gestión de crédito y cartera.
  • Realizar el informe de cartera, para mantener actualizada la información.
  • Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por el señor notario, que sean compatibles con la capacidad y conocimiento, con la capacitación y adiestramiento proporcionado o que  haya adquirido.
  • Responsabilidad por la información registrada en las diferentes aplicaciones sistematizadas a su cargo, cada vez que sea solicitado de acuerdo a los procedimientos establecidos.
  • Apoyar a los diferentes cargos de la entidad en la interpretación y manejo de la información contable, facturación de acuerdo a los procedimientos establecidos por la entidad.
  • Responder por la información registrada en diskettes, cintas y listados a su cargo, cada vez que sea solicitado.
  • Mantenerse permanentemente actualizado en cuanto a las características de los servicios que presta la entidad, para poder brindar información real a clientes actuales potenciales
  • Participar activamente de las reuniones programadas de trabajo interno que propendan por el mejoramiento institucional.
  • Propender por el uso adecuado y responsable de los equipos y materiales entregados a su cargo para el cumplimiento de sus funciones.
  • Dar estricto cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo en forma permanente.
  • Tomar aquellas decisiones que le corresponden dentro de su cargo y tomar las acciones pertinentes.
  • Actualizar continuamente este manual, para no perder su vigencia.
  • Todas aquellas que sean requeridas dentro de la gestión inherente al cargo para el mejoramiento de su trabajo.
  • Las demás actividades que le sean encomendadas por su Jefe Inmediato.

 

3. ESPECIFICACIONES DEL CARGO (PERFIL Y COMPETENCIAS REQUERIDAS)

 

EDAD

Mínimo 20 años, máxima indiferente.

 

 

EXPERIENCIA

Mínimo dos años en áreas y labores contables, financiera y de sistemas.

 

 

 

FORMACIÓN ACADÉMICA

Haber terminado el bachillerato, poseer conocimientos técnicos en el área contable, administrativa, financiera y de manejo de sistemas, con actualizaciones permanentes en  programas contables.

 

 

PERSONALIDAD

Capacidad de escuchar. Agilidad, responsabilidad y organización. Alto sentido de la colaboración, adaptación y con un buen nivel de flexibilidad y dinamismo.

 

 

 

 

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Excelente manejo de los procesos de sistemas. Un buen nivel de planeación y organización de su trabajo diario.  Altísimo sentido de colaboración con todos los miembros de la empresa. Alto nivel de confidencialidad y discreción con la información manejada dentro del cargo.

 

 

HABILIDADES DE INTERACCIÓN

Muy buena habilidad de interacción con los demás funcionarios de la institución. Manejo del trabajo en equipo.

 

HABILIDADES DE SERVICIO

Buen nivel y actitud de servicio con compañeros de trabajo. Alta efectividad en las acciones se espera de su cargo.

 

 

CONTRIBUCIÓN A RESULTADOS

Orientado al logro por los resultados esperados en el desarrollo de programas de computador y contables y el manejo de información sistematizada. Alto sentido de Responsabilidad.  Buen nivel de organización y de agilidad y eficiencia en el desarrollo de sus funciones.

 

HABILIDADES DE ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Un buen nivel de recursividad para generar soluciones prácticas aún cuando no se cuente permanentemente con los equipos y recursos suficientes. Manejo adecuado de los recursos a su disposición.

 

 

AUTONOMÍA – AUTOCONTROL

Buen nivel de autocontrol con su tiempo y con las decisiones y acciones respecto al manejo de información contable y sistematizada.

 

 

INICIATIVA Y CREATIVIDAD

Bastante iniciativa para el desarrollo de labores ágiles y efectivas.  Creatividad para la aplicación de mejores mecanismos de trabajo en el manejo y organización de datos.

 

ENTRENAMIENTO PREVIO AL CARGO

Se requiere por lo menos un mes para recibir entrenamiento. 

 

ESFUERZO QUE REQUIERE PARA SU BUEN DESEMPEÑO

Alta exigencia de carácter mental en procesos analíticos y una muy alta exigencia de carácter visual.

 

 

4. CONDICIONES AMBIENTALES

 

 

 

AMBIENTE  DEL TRABAJO

 

Trabajo sometido a buenas condiciones de iluminación, ventilación y temperatura.

El cargo esta sometido a riesgos ergonómicos medio por continua posición sentada y digitación continua.

 

JORNADA DE TRABAJO

 

 

Jornada de trabajo de 8 horas diarias

 

 CONDICIONES  SOCIALES

 

El cargo esta sometido a interacción con público en general sometido a mediano grado de estrés.

 

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: CAJERA       Código:  AA -03

AREA: ADMINISTRATIVO

 

1. OBJETO

 

  • Encargada de recibir y cobrar dinero por los servicios recibidos por los clientes, para ello posee una registradora cuyos manejo es básico en la atención.

 

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 

  • Al final del día el cajero se encarga de imprimir el consolidado de caja en el cual figuran todos los ingresos
  • Controlar y manejar todos los soportes contables, para evitar perdida de los mismos.
  • Llevar permanentemente el control de los consecutivos de todos los documentos contables, para evitar pérdidas de los mismos
  • Realizar en los talonarios de facturación la numeración  consecutiva de escrituras para evitar doble numeración 
  • Realizar recibo de consignaciones bancarias diariamente
  •  Administrar veraz y confiablemente los recursos       correspondientes a caja menor.
  •  Responder por los útiles,  papelería, elementos de trabajo y activos a su cargo.
  • Realizar las compras de la entidad en lo concerniente a requerimientos de suministros de oficina y aseo, para el mantenimiento de un stock suficiente y el desarrollo normal de las labores.
  • Apoyar y participar la realización de todos los eventos que programe la entidad para el fortalecimiento interno.
  • Actualizar continuamente este manual, para no perder su vigencia.
  • Mantenerse permanentemente actualizado en cuanto a las características de los productos y servicios que presta la entidad, para poder brindar información real a clientes actuales y  potenciales.
  • Mantenerse permanentemente actualizado en cuanto a las normas y procedimientos relacionados con él área a la que pertenece, para el manejo adecuado de esta.
  • Propender por el uso adecuado y responsable de los equipos y materiales entregados a su cargo para el cumplimiento de sus funciones.
  • Observar estricto cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo en forma permanente.
  • Tomar aquellas decisiones que le correspondan dentro de su cargo y tomar las acciones pertinentes.
  • Consultar aquellas decisiones que le corresponden dentro de su cargo para tomar las acciones pertinentes en cada caso.
  • Todas aquellas que sean requeridas dentro de la gestión inherente al cargo para el mejoramiento de su trabajo

 

3. ESPECIFICACIONES DEL CARGO (PERFIL Y COMPETENCIAS REQUERIDAS)

 

 

EDAD

 

Mínimo 20 años, máximo indiferente.

 

 

EXPERIENCIA

 

Mínimo de seis meses en cargos afines

 

 

FORMACIÓN ACADÉMICA

Tecnólogo o mínimo cuatro semestres en ciencias administrativas o económicas. Poseer conocimientos en  contabilidad y sistemas.

 

 

 

PERSONALIDAD

Buen manejo de las relaciones interpersonales, en atención de clientes, alto sentido de la colaboración, adaptación y con un buen nivel de flexibilidad y dinamismo.

 

 

 

 

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Un buen nivel de planeación y organización de su trabajo diario. Disposición total de trabajo en equipo para el logro de los objetivos de la entidad.  Altísimo sentido de colaboración con todos los miembros de la Empresa. Alto nivel de confidencialidad y discreción con la información manejada dentro del cargo.

 

 

HABILIDADES DE INTERACCIÓN

 

Muy buena habilidad de interacción con clientes internos y externos. Manejo del trabajo en equipo.

 

HABILIDADES DE SERVICIO

Buen nivel y actitud de servicio con sus clientes internos y externo. Alta efectividad en las acciones se espera tome en su trabajo.

 

 

CONTRIBUCIÓN A RESULTADOS

Alto sentido de Responsabilidad.  Buen nivel de organización y de agilidad y eficiencia en el desarrollo de sus funciones.

 

 

 

HABILIDADES DE ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Manejo adecuado de los recursos a su disposición, en cuanto a los resultados esperados de su cargo. Buen nivel de recursividad, para generar soluciones prácticas.

 

 

AUTONOMÍA – AUTOCONTROL

 

Buen nivel de autocontrol con su tiempo y con las decisiones debe tomar en el desarrollo de su cargo.

 

 

INICIATIVA Y CREATIVIDAD

Bastante iniciativa para el desarrollo de labores ágiles y efectivas.  Creatividad para la aplicación de mejores mecanismos de trabajo y atención a clientes.

 

ENTRENAMIENTO PREVIO AL CARGO

Se requiere por lo menos quince días, para conocer el cargo y la entidad

 

ESFUERZO QUE REQUIERE PARA SU BUEN DESEMPEÑO

Mediano esfuerzo físico y  mental.  Alto manejo del estrés.

 

 

4. CONDICIONES AMBIENTALES DE TRABAJO

 

 

 

AMBIENTE  DEL TRABAJO

 

Trabajo sometido a buenas condiciones de iluminación, ventilación y temperatura.

Cargo sometido a riesgo ergonómico con posibilidad de ocurrencia bajo.

 

JORNADA DE TRABAJO

 

 

Jornada de trabajo de 8 horas diarias

 

 CONDICIONES  SOCIALES

 

El cargo esta sometido a interacción continua de con publico en general sometido a mediano grado de estrés.

 

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: OFICINISTA ESCRITURACION         Código:  AA -04

AREA: ADMINISTRATIVO

 

1. OBJETO

 

Elaborar escrituras y transcribir minutas presentadas por los clientes, teniendo en cuenta las normas establecidas en el estatuto de notariado y demás normas reglamentarias.

 

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 

  • Recibir y atender los clientes y visitantes que lleguen diariamente a la entidad, brindándoles información ágil y oportuna sobre los servicios que se prestan y/o haciéndolos pasar con el funcionario que soliciten
  • Solicitar y recibir la documentación necesaria para la elaboración de escrituras, turnar, transcribir y digitar las escrituras que se ruegan.
  • Legalizar, ordenar y archivar correctamente las escrituras y documentación recibida y elaborada, documentos y demás relativos a la responsabilidad de la sección que se generen, hasta su entrega a la persona encargada del empaste.
  • Realizar semanalmente digitación de la facturación correspondiente.
  • Radicar las escrituras elaboradas bajo su responsabilidad, diariamente.
  • Entregar notas de referencia para su respectiva anotación en el protocolo.
  • Suministrar al finalizar cada mes la información necesaria para la presentación de la información exógena de acuerdo al formato entregado.
  • Diligenciar certificados de retención en la fuente.
  • Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por el señor notario, que sean compatibles con la capacidad y conocimiento, con la capacitación y adiestramiento proporcionado o que  haya adquirido.
  • Responsabilidad por la información registrada en las diferentes aplicaciones sistematizadas a su cargo, cada vez que sea solicitado de acuerdo a los procedimientos establecidos.
  • Apoyar a los diferentes cargos de la entidad en la interpretación y manejo de la información contable, facturación de acuerdo a los procedimientos establecidos por la entidad.
  • Responder por la información que este a su cargo, cada vez que sea solicitado.
  • Mantenerse permanentemente actualizado en cuanto a las características de los servicios que presta la entidad, para poder brindar información real a clientes actuales potenciales
  • Participar activamente de las reuniones programadas de trabajo interno que propendan por el mejoramiento institucional.
  • Propender por el uso adecuado y responsable de los equipos y materiales entregados a su cargo para el cumplimiento de sus funciones.
  • Dar estricto cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo en forma permanente.
  • Tomar aquellas decisiones que le corresponden dentro de su cargo y tomar las acciones pertinentes.
  • Todas aquellas que sean requeridas dentro de la gestión inherente al cargo para el mejoramiento de su trabajo.
  • Las demás actividades que le sean encomendadas por su Jefe Inmediato.

 

3. ESPECIFICACIONES DEL CARGO (PERFIL Y COMPETENCIAS REQUERIDAS)

 

EDAD

Mínimo 20 años, máxima indiferente.

 

 

EXPERIENCIA

Mínimo dos años en áreas afines con los servicios que presta la notaria.

 

 

 

FORMACIÓN ACADÉMICA

Haber terminado el bachillerato, poseer conocimientos de manejo de sistemas.

 

 

PERSONALIDAD

Capacidad de escuchar. Agilidad, responsabilidad y organización. Alto sentido de la colaboración, adaptación y con un buen nivel de flexibilidad y dinamismo.

 

 

 

 

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Un buen nivel de planeación y organización de su trabajo diario.  Alto sentido de colaboración con todos los miembros de la empresa. Alto nivel de confidencialidad y discreción con la información manejada dentro del cargo.

 

 

HABILIDADES DE INTERACCIÓN

Muy buena habilidad de interacción con los demás funcionarios de la notaria. Manejo del trabajo en equipo.

 

HABILIDADES DE SERVICIO

Buen nivel y actitud de servicio con compañeros de trabajo. Efectividad en las acciones se espera de su cargo.

 

 

CONTRIBUCIÓN A RESULTADOS

Orientado al logro por los resultados esperados en el desarrollo de programas de computador y contables y el manejo de información sistematizada. Alto sentido de Responsabilidad.  Buen nivel de organización y de agilidad y eficiencia en el desarrollo de sus funciones.

 

 

HABILIDADES DE ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Un buen nivel de recursividad para generar soluciones prácticas aún cuando no se cuente permanentemente con los equipos y recursos suficientes. Manejo adecuado de los recursos a su disposición.

 

 

AUTONOMÍA – AUTOCONTROL

Buen nivel de autocontrol con su tiempo y con las decisiones y acciones respecto al manejo de información contable y sistematizada.

 

 

INICIATIVA Y CREATIVIDAD

Bastante iniciativa para el desarrollo de labores ágiles y efectivas.  Creatividad para la aplicación de mejores mecanismos de trabajo en el manejo y organización de información.

 

ENTRENAMIENTO PREVIO AL CARGO

Se requiere por lo menos un mes para recibir entrenamiento. 

 

ESFUERZO QUE REQUIERE PARA SU BUEN DESEMPEÑO

Alta exigencia de carácter mental en procesos analíticos y una muy alta exigencia de carácter visual.

 

 

4. CONDICIONES AMBIENTALES

 

 

 

AMBIENTE  DEL TRABAJO

 

Trabajo sometido a buenas condiciones de iluminación, ventilación y temperatura.

El cargo esta sometido a riesgos ergonómicos medio por continua posición sentada y digitación continua.

 

JORNADA DE TRABAJO

 

 

Jornada de trabajo de 8 horas diarias

 

 CONDICIONES  SOCIALES

 

El cargo esta sometido a interacción con público en general sometido a mediano grado de estrés.

 

MANUAL DE FUNCIONES

 NOMBRE DEL CARGO: OFICINISTA AUTENTICACION       Código:  AA -05

AREA: ADMINISTRATIVO

 

1. OBJETO

Apoyar el desarrollo de los procesos revisión de documentos verificado su autenticidad y constatando la identidad de las personas.

 

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 

  • Recibir y atender los clientes y visitantes que lleguen diariamente a la entidad, brindándoles información ágil y oportuna sobre los servicios que se prestan y/o haciéndolos pasar con el funcionario que soliciten
  • Responder por el manejo y custodia de los sello a su cargo, cada vez que sea solicitado en forma clara y de acuerdo a los procedimientos establecidos.
  • Solicitar y recibir la documentación necesaria para la autenticación de documentos.
  • Ordenar y archivar correctamente los documentos presentados para el registro de firmas y demás relativos a la responsabilidad de la sección.
  • Llevar al día y en orden el índice de las firmas registradas.
  • Realizar semanalmente el índice de escrituras tomando la información del radicador.
  • Facilitar el acceso a la documentación relacionada con la información a su cargo.
  • Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por el señor notario, que sean compatibles con la capacidad y conocimiento, con la capacitación y adiestramiento proporcionado o que  haya adquirido.
  • Responsabilidad por la información registrada en las diferentes aplicaciones sistematizadas a su cargo, cada vez que sea solicitado de acuerdo a los procedimientos establecidos.
  • Apoyar a los diferentes cargos de la entidad en la interpretación y manejo de la información contable, facturación de acuerdo a los procedimientos establecidos por la entidad.
  • Responder por la información que este a su cargo, cada vez que sea solicitado.
  • Mantenerse permanentemente actualizado en cuanto a las características de los servicios que presta la entidad, para poder brindar información real a clientes actuales potenciales
  • Participar activamente de las reuniones programadas de trabajo interno que propendan por el mejoramiento institucional.
  • Propender por el uso adecuado y responsable de los equipos y materiales entregados a su cargo para el cumplimiento de sus funciones.
  • Dar estricto cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo en forma permanente.
  • Tomar aquellas decisiones que le corresponden dentro de su cargo y tomar las acciones pertinentes.
  • Todas aquellas que sean requeridas dentro de la gestión inherente al cargo para el mejoramiento de su trabajo.
  • Las demás actividades que le sean encomendadas por su Jefe Inmediato.

 

3. ESPECIFICACIONES DEL CARGO (PERFIL Y COMPETENCIAS REQUERIDAS)

 

EDAD

Mínimo 20 años, máxima indiferente.

 

 

EXPERIENCIA

Mínimo dos años en áreas afines con los servicios que presta la notaria.

 

 

 

FORMACIÓN ACADÉMICA

Haber terminado el bachillerato, poseer conocimientos de manejo de sistemas.

 

 

PERSONALIDAD

Capacidad de escuchar. Agilidad, responsabilidad y organización. Alto sentido de la colaboración, adaptación y con un buen nivel de flexibilidad y dinamismo.

 

 

 

 

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Un buen nivel de planeación y organización de su trabajo diario.  Alto sentido de colaboración con todos los miembros de la empresa. Alto nivel de confidencialidad y discreción con la información manejada dentro del cargo.

 

 

HABILIDADES DE INTERACCIÓN

Muy buena habilidad de interacción con los demás funcionarios de la notaria. Manejo del trabajo en equipo.

 

HABILIDADES DE SERVICIO

Buen nivel y actitud de servicio con compañeros de trabajo. Efectividad en las acciones se espera de su cargo.

 

 

CONTRIBUCIÓN A RESULTADOS

Orientado al logro por los resultados esperados en el desarrollo de programas de computador y contables y el manejo de información sistematizada. Alto sentido de Responsabilidad.  Buen nivel de organización y de agilidad y eficiencia en el desarrollo de sus funciones.

 

HABILIDADES DE ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Un buen nivel de recursividad para generar soluciones prácticas aún cuando no se cuente permanentemente con los equipos y recursos suficientes. Manejo adecuado de los recursos a su disposición.

 

 

AUTONOMÍA – AUTOCONTROL

Buen nivel de autocontrol con su tiempo y con las decisiones y acciones respecto al manejo de información contable y sistematizada.

 

 

INICIATIVA Y CREATIVIDAD

Bastante iniciativa para el desarrollo de labores ágiles y efectivas.  Creatividad para la aplicación de mejores mecanismos de trabajo en el manejo y organización de información.

 

ENTRENAMIENTO PREVIO AL CARGO

Se requiere por lo menos un mes para recibir entrenamiento. 

 

ESFUERZO QUE REQUIERE PARA SU BUEN DESEMPEÑO

Alta exigencia de carácter mental en procesos analíticos y una muy alta exigencia de carácter visual.

 

 

4. CONDICIONES AMBIENTALES

 

 

 

AMBIENTE  DEL TRABAJO

 

Trabajo sometido a buenas condiciones de iluminación, ventilación y temperatura.

El cargo esta sometido a riesgos ergonómicos medio por continua posición sentada y digitación continua.

 

JORNADA DE TRABAJO

 

 

Jornada de trabajo de 8 horas diarias

 

 CONDICIONES  SOCIALES

 

El cargo esta sometido a interacción con público en general sometido a mediano grado de estrés.

 

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: DECLARACIONES EXTRAJUICIO     Código:  AA -05

AREA: ADMINISTRATIVO

 

1. OBJETO

 

Tomar las declaraciones rendidas por los usuarios, verificando su identidad, aplicando la normatividad establecidas por el Estatuto de Notariado.

 

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 

  • Recibir y atender los clientes y visitantes que lleguen diariamente a la entidad, brindándoles información ágil y oportuna sobre los servicios que se prestan y/o haciéndolos pasar con el funcionario que soliciten
  • Recibir y transcribir las declaraciones e forma clara y fluida, logrando que las demás perdonas entiendan lo manifestado por el declarante.
  • Brindar información verbal y escrita de acuerdo a los requerimientos y necesidades de los clientes.
  • Adaptar la información a las necesidades y al nivel de comprensión del interlocutor.
  • Recibir y dar retroalimentación  a las inquietudes de los usuarios del servicio.
  • Recibir las escrituras, verificando que cumplan con los requisitos exigidos, con la documentación necesaria para su debida protocolización.
  • Entregar las escrituras para empastar y clausurar los tomos.
  • Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por el señor notario, que sean compatibles con la capacidad y conocimiento, con la capacitación y adiestramiento proporcionado o que  haya adquirido.
  • Responsabilidad por la información registrada en las diferentes aplicaciones sistematizadas a su cargo, cada vez que sea solicitado de acuerdo a los procedimientos establecidos.
  • Apoyar a los diferentes cargos de la entidad en la interpretación y manejo de la información contable, facturación de acuerdo a los procedimientos establecidos por la entidad.
  • Responder por la información que este a su cargo, cada vez que sea solicitado.
  • Mantenerse permanentemente actualizado en cuanto a las características de los servicios que presta la entidad, para poder brindar información real a clientes actuales potenciales
  • Participar activamente de las reuniones programadas de trabajo interno que propendan por el mejoramiento institucional.
  • Propender por el uso adecuado y responsable de los equipos y materiales entregados a su cargo para el cumplimiento de sus funciones.
  • Dar estricto cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo en forma permanente.
  • Tomar aquellas decisiones que le corresponden dentro de su cargo y tomar las acciones pertinentes.
  • Todas aquellas que sean requeridas dentro de la gestión inherente al cargo para el mejoramiento de su trabajo.
  • Las demás actividades que le sean encomendadas por su Jefe Inmediato.

 

3. ESPECIFICACIONES DEL CARGO (PERFIL Y COMPETENCIAS REQUERIDAS)

 

EDAD

Mínimo 20 años, máxima indiferente.

 

 

EXPERIENCIA

Mínimo dos años en áreas afines con los servicios que presta la notaria.

 

 

 

FORMACIÓN ACADÉMICA

Haber terminado el bachillerato, poseer conocimientos de manejo de sistemas.

 

 

PERSONALIDAD

Capacidad de escuchar. Agilidad, responsabilidad y organización. Alto sentido de la colaboración, adaptación y con un buen nivel de flexibilidad y dinamismo.

 

 

 

 

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Un buen nivel de planeación y organización de su trabajo diario.  Alto sentido de colaboración con todos los miembros de la empresa. Alto nivel de confidencialidad y discreción con la información manejada dentro del cargo.

 

 

HABILIDADES DE INTERACCIÓN

Muy buena habilidad de interacción con los demás funcionarios de la notaria. Manejo del trabajo en equipo.

 

HABILIDADES DE SERVICIO

Buen nivel y actitud de servicio con compañeros de trabajo. Efectividad en las acciones se espera de su cargo.

 

 

CONTRIBUCIÓN A RESULTADOS

Orientado al logro por los resultados esperados en el desarrollo de programas de computador y contables y el manejo de información sistematizada. Alto sentido de Responsabilidad.  Buen nivel de organización y de agilidad y eficiencia en el desarrollo de sus funciones.

 

HABILIDADES DE ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Un buen nivel de recursividad para generar soluciones prácticas aún cuando no se cuente permanentemente con los equipos y recursos suficientes. Manejo adecuado de los recursos a su disposición.

 

 

AUTONOMÍA – AUTOCONTROL

Buen nivel de autocontrol con su tiempo y con las decisiones y acciones respecto al manejo de información contable y sistematizada.

 

 

INICIATIVA Y CREATIVIDAD

Bastante iniciativa para el desarrollo de labores ágiles y efectivas.  Creatividad para la aplicación de mejores mecanismos de trabajo en el manejo y organización de información.

 

ENTRENAMIENTO PREVIO AL CARGO

Se requiere por lo menos un mes para recibir entrenamiento. 

 

ESFUERZO QUE REQUIERE PARA SU BUEN DESEMPEÑO

Alta exigencia de carácter mental en procesos analíticos y una muy alta exigencia de carácter visual.

 

 

4. CONDICIONES AMBIENTALES

 

 

 

AMBIENTE  DEL TRABAJO

 

Trabajo sometido a buenas condiciones de iluminación, ventilación y temperatura.

El cargo esta sometido a riesgos ergonómicos medio por continua posición sentada y digitación continua.

 

JORNADA DE TRABAJO

 

 

Jornada de trabajo de 8 horas diarias

 

 CONDICIONES  SOCIALES

 

El cargo esta sometido a interacción con público en general sometido a mediano grado de estrés.

 

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: MENSAJERO     Código:  AA -06

AREA: ADMINISTRATIVO

 

1. OBJETO

 

Contribuir en el desarrollo  de las actividades de todas las dependencias a través

de la distribución oportuna de la información interna y de la entrega efectiva de la

información externa.

 

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 

  • Entregar y recoger la documentación en las diferentes entidades. 
  • Entregar y recibir documentos contables y/ó del área operativa, entre la entidad y el contador.
  • Recibir los datos de las nota de referencia de la escritura y realizar la anotación de las mismas, al finalizar el mes.
  • Garantizar entrega segura y oportuna de toda clase de documentación.
  • Confiabilidad y mucha discreción con la información al recepcionar y entregar documentos d nivel interno y externo de la notaria. Mucha discreción con la información.
  • Realizar las diferentes diligencias de afiliación y consignaciones bancarias, cobro de cheques para  cartera, recolección de extractos bancario, etc,.  
  • Coordinar y velar por el adecuado manejo y custodia del archivo de escrituras de la Notaria
  • Facilitar el índice de escrituras a los usuarios, suministrar las copias solicitadas por los mismos, cumpliendo con las normas establecidas.
  • Apoyar y participar la realización de todos los eventos que programe la entidad para el fortalecimiento interno.
  • Responsabilidad por documentos varios de correspondencia.
  • Mantenerse permanentemente actualizado en cuanto a las normas y procedimientos relacionados con él área a la que pertenece, para el manejo adecuado de esta
  • Propender por el uso adecuado y responsable de los equipos y materiales entregados a su cargo para el cumplimiento de sus funciones.
  • Observar estricto cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo en forma permanente
  • Tomar aquellas decisiones que le correspondan dentro de su cargo y tomar las acciones pertinentes
  • Consultar aquellas decisiones que le corresponden dentro de su cargo para tomar las acciones pertinentes en cada caso
  • Todas aquellas que sean requeridas dentro de la gestión inherente al cargo para el mejoramiento de su trabajo

 

3. ESPECIFICACIONES DEL CARGO (PERFIL Y COMPETENCIAS REQUERIDAS)

 

 

EDAD

 

Mínimo 20 años, máximo indiferente.

 

 

EXPERIENCIA

 

Mínimo de seis meses en cargos afines

 

 

FORMACIÓN ACADÉMICA

Tecnólogo o mínimo cuatro semestres en ciencias administrativas o económicas. Poseer conocimientos en  contabilidad y sistemas.

 

 

 

PERSONALIDAD

Buen manejo de las relaciones interpersonales, en atención de clientes, alto sentido de la colaboración, adaptación y con un buen nivel de flexibilidad y dinamismo.

 

 

 

 

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Un buen nivel de planeación y organización de su trabajo diario. Disposición total de trabajo en equipo para el logro de los objetivos de la entidad.  Altísimo sentido de colaboración con todos los miembros de la empresa. Alto nivel de confidencialidad y discreción con la información manejada dentro del cargo.

 

 

HABILIDADES DE INTERACCIÓN

 

Muy buena habilidad de interacción con clientes internos y externos. Manejo del trabajo en equipo.

 

HABILIDADES DE SERVICIO

Buen nivel y actitud de servicio con sus clientes internos y externo. Alta efectividad en las acciones se espera tome en su trabajo.

 

 

CONTRIBUCIÓN A RESULTADOS

Alto sentido de Responsabilidad.  Buen nivel de organización y de agilidad y eficiencia Agilidad. Discreción. Buena Memoria. Capacidad de establecer  prioridades.  Cooperación. Creatividad en el desarrollo de sus funciones.

 

 

 

HABILIDADES DE ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Manejo adecuado de los recursos a su disposición, en cuanto a los resultados esperados de su cargo. Buen nivel de recursividad, para generar soluciones prácticas.

 

 

AUTONOMÍA – AUTOCONTROL

 

Buen nivel de autocontrol con su tiempo y con las decisiones debe tomar en el desarrollo de su cargo.

 

 

INICIATIVA Y CREATIVIDAD

Bastante iniciativa para el desarrollo de labores ágiles y efectivas.  Creatividad para la aplicación de mejores mecanismos de trabajo y atención a clientes.

 

ENTRENAMIENTO PREVIO AL CARGO

Se requiere por lo menos quince días, para conocer el cargo y la entidad

 

ESFUERZO QUE REQUIERE PARA SU BUEN DESEMPEÑO

Mediano esfuerzo físico y  mental.  Alto manejo del estrés.

 

 

4. CONDICIONES AMBIENTALES DE TRABAJO

 

 

 

AMBIENTE  DEL TRABAJO

 

Trabajo sometido a buenas condiciones de iluminación, ventilación y temperatura.

Cargo sometido a riesgo ergonómico con posibilidad de ocurrencia bajo.

 

JORNADA DE TRABAJO

 

 

Jornada de trabajo de 8 horas diarias

 

 CONDICIONES  SOCIALES

 

El cargo esta sometido a interacción continua de con publico en general sometido a mediano grado de estrés.

 

 

 

DIEGO ANDRES MONTENEGRO ESPINDOLA

Notario Tercero del Círculo de Pasto

 

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