FUNCIONES DEL AREA DE ESCRITURACION
- RECEPCION Y VERIFICACION DE DOCUMENTOS PARA LA REALIZACION DE LA MINUTA
- ELABORACION DE LA RESPECTIVA ESCRITURA PUBLICA
- TOMA DE FIRMAS Y HUELLAS A LOS USUARIOS
- PRELIQUIDACION DE LOS GASTOS NOTARIALES E IMPUESTOS A PAGAR
- REVISION Y CIERRE DE LAS ESCRITURAS APROBADAS POR EL SEÑOR NOTARIO
- PROCESO DE COPIAS A ENTREGAR AL USUARIO
ELABORACION DE INFORMES
- RON Y ROS
- SUCESIONES
- CONCILIACIONES
- ELABORACION DE CERTIFICADOS, VIGENCIAS Y ACTAS
- ELABORACION DE CONCILIACIONES
FUNCIONES DEL AREA DE CONTABILIDAD
- ELABORACION DE INFORMES MENSUALES A PRESENTAR ANTE LAS RESPECTIVAS ENTIDADES
- INFORME ESTADISTICO A PRESENTAR ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
- INFORME DE RECAUDOS ANTE LA REGISTRADURIA DEL ESTADO CIVIL
- FORMULARIOS Y PAGO IMPUESTOS DE LA DIAN ( FUENTE, IVA, ADMINISTRACION DE JUSTICIA Y PAZ, RNEC, ETC.)
- CARGUE DE LA INFORMACION EN EL SISTEMA DE CONTABILIDAD
- REGISTRO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
- ELABORACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
FUNCIONES DEL AREA DE GESTION HUMANA
- LIQUIDACION DE NOMINAS Y DEMAS CONCEPTOS DEL PERSONAL
- SEGUIMIENTOS DE LAS FUNCIONES
- PAUSAS ACTIVAS
- SEGURIDAD Y GESTION EN EL TRABAJO
- EL BUEN USO DE LAS INSTALACIONES DE LA NOTARIA
- LA BUENA HIGIENE Y PRESENTACION DEL PERSONAL Y SU AREA DE TRABAJO
FUNCIONES DEL AREA DE PROTOCOLO Y COPIAS
- FOTOCOPIAR LAS ESCRITURAS PRINCIPALES Y LAS SEGUNDAS QUE LOS USUARIOS SOLICITEN
- REALIZAR EL ESCANEO Y LIQUIDACION DE LOS RESPECTIVOS BOTONES DE PAGO DE BENEFICIENCIA
- ENTREGAR LAS COPIAS DEBIDAMENTE ENUMERADAS CON LOS SELLOS Y FIRMAS CORRESPONDIENTES
- ARCHIVAR Y VERIFICAR EL CONSECUTIVO DE LAS ESCRITURAS NUMERICAMENTE CON SUS RESPECTIVOS ANEXOS
- ELABORACION DE TOMOS PARA EMPASTAR
- FOLIAR Y HACER EL CIERRE DEL TOMO
- MANTENER ORGANIZADO Y CONSERVADO EL AREA DE PROTOCOLO
FUNCIONES DEL AREA DE ARCHIVO, AUTENTICACIONES Y BIOMETRIAS
- RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS DOCUMENTOS QUE SE VA AUTENTICAR CON EL SISTEMA BIOMETRICO
- REALIZAR EL DEBIDO PROCEDIMIENTO DE COTEJO Y DEMAS DEL SISTEMA BIOMETRICO
- ENTREGAR EL DOCUMENTO AUTENTICADO CON SELLOS Y FIRMAS AL USUARIO
- RECIBIR, DISTRIBUIR Y COORDINADAR LA ENTREGA DE LA CORRESPONDENCIA QUE LLEGA AL DESPACHO
- RECEPCION DE LAS SOLICITUDES DE MATRIMONIO
- DILIGENCIAMIENTO DEL LIBRO ALFABETICO Y CRONOLOGICO
- ESCANEAR LOS PODERES Y SALIDAS DEL PAIS QUE SE REQUIERE SUBIR A LA PLATAFORMA VUR
- REALIZAR Y LLEVAR EL LIBRO DE FIRMAS REGISTRADAS CON SUS DEBIDOS ANEXOS
- APOYO DE ENTREGAS DE COPIAS Y SEGUNDAS COPIAS DE ESCRITURAS PUBLICAS
FUNCIONES DEL AREA DE DECLARACIONES EXTRAPROCESO
- ELABORACION DE LAS DECLARACIONES EXTRAPROCESO QUE INDAGA EL USUARIO
- TOMAR FIRMAS Y HUELLAS AL USUARIO
- TOMAR FIRMA AL SEÑOR NOTARIO
- ESCANEAR Y/O FOTOCOPIAR LA DECLARACION EXTRAPROCESO
- APOYO EN EL AREA DE PROTOCOLO
- APOYO CON EL CIERRE DE LAS SEGUNDAS COPIAS
FUNCION DEL AREA DE REGISTRO CIVIL
- RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS DOCUMENTOS QUE ENTREGA EL USUARIO PARA ELABORAR EL REGISTRO CIVIL
- ELABORACION DEL REGISTRO CIVIL CON LA PLATAFORMA QUE DIO LA REGISTRADURIA DEL ESTADO CIVIL
- TOMAR LAS DEBIDAS HUELLAS AL RECIEN NACIDO COMO AL DECLARANTE CON SU FIRMA
- ENTREGAR EL COMPROBANTE DE REGISTRO
- EXPEDIR LAS COPIAS DE REGISTRO CIVIL QUE LOS USUARIOS SOLICITEN
- MANTENER ORGANIZADO EL AREA Y VELAR POR LA CONSERVACION DEL PROTOCOLO DE REGISTRO CIVIL
- ENVIAR LA CORRESPONDENCIA Y SOLICITUDES DE REGISTRO CIVIL Y SEGUNDAD COPIAS QUE SE SOLICITAN POR LOS CORREOS EMAIL
- ELABORACION Y ENVIO DE INFORMES A LA REGISTRADURIA DEL ESTADO CIVIL
- ARCHIVAR Y VERIFICAR EL CONSECUTIVO DE LOS REGISTROS NUMERICAMENTE CON SUS RESPECTIVOS ANEXOS
- ELABORACION DE TOMOS PARA EMPASTAR
- FOLIAR Y HACER EL CIERRE DEL TOMO
FUNCIONES DEL AREA DE CAJA Y/O FACTURACION
- RECIBIR EL PAGO DE LOS SERVICIO NOTARIALES E IMPUESTOS QUE SE GENEREN EN EL DESPACHO NOTARIAL
- REALIZAR EL PAGO A PROVEEDORES
- APOYAR AL AREA DE CONTABILIDAD CON LOS SOPORTES CONTABLES Y MOVIMIENTO DE CAJA DIARIO
- APOYAR AL AREA DE AUTENTICACION
- REALIZAR EL CIERRE DE CAJA CON SU RESPECTIVO ARQUEO AL AREA DE CONTABILIDAD