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Procesos y Procedimientos

FUNCIONES DEL AREA DE ESCRITURACION

  • RECEPCION Y VERIFICACION DE DOCUMENTOS PARA LA REALIZACION DE LA MINUTA
  • ELABORACION DE LA RESPECTIVA ESCRITURA PUBLICA
  • TOMA DE FIRMAS Y HUELLAS A LOS USUARIOS
  • PRELIQUIDACION DE LOS GASTOS NOTARIALES E IMPUESTOS A PAGAR
  • REVISION Y CIERRE DE LAS ESCRITURAS APROBADAS POR EL SEÑOR NOTARIO
  • PROCESO DE COPIAS A ENTREGAR AL USUARIO

ELABORACION DE INFORMES

  • RON Y ROS
  • SUCESIONES
  • CONCILIACIONES  
  • ELABORACION DE CERTIFICADOS, VIGENCIAS Y ACTAS
  • ELABORACION DE CONCILIACIONES

FUNCIONES DEL AREA DE CONTABILIDAD

  • ELABORACION DE INFORMES MENSUALES A PRESENTAR ANTE LAS RESPECTIVAS ENTIDADES
  • INFORME ESTADISTICO A PRESENTAR ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • INFORME DE RECAUDOS ANTE LA REGISTRADURIA DEL ESTADO CIVIL
  • FORMULARIOS Y PAGO IMPUESTOS DE LA DIAN ( FUENTE, IVA, ADMINISTRACION DE JUSTICIA Y PAZ, RNEC, ETC.)
  • CARGUE DE LA INFORMACION EN EL SISTEMA DE CONTABILIDAD
  • REGISTRO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
  • ELABORACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

FUNCIONES DEL AREA DE GESTION HUMANA

  • LIQUIDACION DE NOMINAS Y DEMAS CONCEPTOS DEL PERSONAL
  • SEGUIMIENTOS DE LAS FUNCIONES  
  • PAUSAS ACTIVAS
  • SEGURIDAD Y GESTION EN EL TRABAJO
  • EL BUEN USO DE LAS INSTALACIONES DE LA NOTARIA
  • LA BUENA HIGIENE Y PRESENTACION DEL PERSONAL Y SU AREA DE TRABAJO

FUNCIONES DEL AREA DE PROTOCOLO Y COPIAS

  • FOTOCOPIAR LAS ESCRITURAS PRINCIPALES Y LAS SEGUNDAS QUE LOS USUARIOS SOLICITEN
  • REALIZAR EL ESCANEO Y LIQUIDACION DE LOS RESPECTIVOS BOTONES DE PAGO DE BENEFICIENCIA
  • ENTREGAR LAS COPIAS DEBIDAMENTE ENUMERADAS CON LOS SELLOS Y FIRMAS CORRESPONDIENTES
  • ARCHIVAR Y VERIFICAR EL CONSECUTIVO DE LAS ESCRITURAS NUMERICAMENTE CON SUS RESPECTIVOS ANEXOS
  • ELABORACION DE TOMOS PARA EMPASTAR
  • FOLIAR Y HACER EL CIERRE DEL TOMO
  • MANTENER ORGANIZADO Y CONSERVADO EL AREA DE PROTOCOLO

FUNCIONES DEL AREA DE ARCHIVO, AUTENTICACIONES Y BIOMETRIAS

  • RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS DOCUMENTOS QUE SE VA AUTENTICAR CON EL SISTEMA BIOMETRICO
  • REALIZAR EL DEBIDO PROCEDIMIENTO DE COTEJO Y DEMAS DEL SISTEMA BIOMETRICO   
  • ENTREGAR EL DOCUMENTO AUTENTICADO CON SELLOS Y FIRMAS AL USUARIO
  • RECIBIR, DISTRIBUIR Y COORDINADAR LA ENTREGA DE LA CORRESPONDENCIA QUE LLEGA AL DESPACHO  
  •  RECEPCION DE LAS SOLICITUDES DE MATRIMONIO
  • DILIGENCIAMIENTO DEL LIBRO ALFABETICO Y CRONOLOGICO
  • ESCANEAR LOS PODERES Y SALIDAS DEL PAIS QUE SE REQUIERE SUBIR  A LA PLATAFORMA VUR  
  • REALIZAR Y LLEVAR EL LIBRO DE FIRMAS REGISTRADAS CON SUS DEBIDOS ANEXOS  
  • APOYO DE ENTREGAS DE COPIAS Y SEGUNDAS COPIAS DE ESCRITURAS PUBLICAS

FUNCIONES DEL AREA DE DECLARACIONES EXTRAPROCESO

  • ELABORACION DE LAS DECLARACIONES EXTRAPROCESO QUE INDAGA EL USUARIO
  • TOMAR FIRMAS Y HUELLAS AL USUARIO
  • TOMAR FIRMA AL SEÑOR NOTARIO
  • ESCANEAR Y/O FOTOCOPIAR LA DECLARACION EXTRAPROCESO  
  • APOYO EN EL AREA DE PROTOCOLO
  • APOYO CON EL CIERRE DE LAS SEGUNDAS COPIAS

FUNCION DEL AREA DE REGISTRO CIVIL

  • RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS DOCUMENTOS QUE ENTREGA EL USUARIO PARA ELABORAR EL REGISTRO CIVIL
  • ELABORACION DEL REGISTRO CIVIL CON LA PLATAFORMA QUE DIO LA REGISTRADURIA DEL ESTADO CIVIL  
  • TOMAR LAS DEBIDAS HUELLAS AL RECIEN NACIDO COMO AL DECLARANTE CON SU FIRMA  
  • ENTREGAR EL COMPROBANTE DE REGISTRO  
  • EXPEDIR LAS COPIAS DE REGISTRO CIVIL QUE LOS USUARIOS SOLICITEN  
  • MANTENER ORGANIZADO EL AREA Y VELAR POR LA CONSERVACION  DEL PROTOCOLO DE REGISTRO CIVIL
  • ENVIAR LA CORRESPONDENCIA Y SOLICITUDES DE REGISTRO CIVIL Y SEGUNDAD COPIAS QUE SE SOLICITAN POR LOS CORREOS EMAIL
  • ELABORACION Y ENVIO DE INFORMES A LA REGISTRADURIA DEL ESTADO CIVIL
  • ARCHIVAR Y VERIFICAR EL CONSECUTIVO DE LOS REGISTROS NUMERICAMENTE CON SUS  RESPECTIVOS ANEXOS  
  • ELABORACION DE TOMOS PARA EMPASTAR
  • FOLIAR Y HACER EL CIERRE DEL TOMO

FUNCIONES DEL AREA DE CAJA Y/O FACTURACION

  • RECIBIR EL PAGO DE LOS SERVICIO NOTARIALES E IMPUESTOS QUE SE GENEREN EN EL DESPACHO NOTARIAL  
  • REALIZAR EL PAGO A PROVEEDORES  
  • APOYAR AL AREA DE CONTABILIDAD CON LOS SOPORTES CONTABLES Y MOVIMIENTO DE CAJA DIARIO
  • APOYAR AL AREA DE AUTENTICACION  
  • REALIZAR EL CIERRE DE CAJA CON SU RESPECTIVO ARQUEO AL AREA DE CONTABILIDAD
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